舉報政策

嘉靈集團舉報政策

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嘉靈控股集團有限公司(2002年8月30日於百慕大註冊成立)

Date: 30 November 2022

Introduction

The Board of Directors of Karin Technology Holdings Limited (the “Company”) is committed to fostering a culture of corporate compliance, ethical behavior and good corporate governance. This whistle-blowing policy (“Policy”) will not act to the detriment of any employee as a consequence of them raising with management in good faith on any breach of law or any violation of the Company’s principles or values or any legal or ethical concerns.

本政策旨在為那些對本公司及本公司附屬公司/聯營公司(統稱為本「集團」)內部已發生或可能發生的,與非法行為、財務舞弊,或公眾及環境危害有關的任何不當行為存在重大擔憂的員工提供指導。具體示例包括:

1. 犯罪活動,包括偽造或篡改公司文件/帳目;

2. 違反法定義務(包括瀆職、違約);

3. 任何人濫用其職務,於未經授權的情況下利用職務便利謀取私利(如內幕交易),於未經事先授權和「需知」的情況下向他方披露機密和專有資訊,或接納/尋求商業夥伴(如供應商)的任何有實質價值的事物;

4. 於未經授權的情況下使用本公司的資金;

5. 任何員工/高級職員違反本公司的內部和財務控制流程和政策;

6. 破壞工作環境的危險和不安全做法;

7. 對任何員工或服務接收方進行性虐待或身體虐待;以及

8. 故意隱瞞或試圖隱瞞上述任何資訊。

該政策和流程不得構成員工《僱傭合約》的一部分,但應相應列入《入職須知列表》。

A. 政策的目的

本公司制定這項政策是為了讓員工能夠儘早以正確的方式舉報上述不當行為。本政策旨在:

(i)鼓勵員工採取行動,向公司舉報上述不當行為;

(ii)為員工提供舉報途徑,並就本公司採取的任何行動獲得回饋;

(iii)確保員工的舉報得到回應,並知道如果對本公司採取的任何行動不滿意時應循何途徑申訴;以及

(iv)向員工保證,只要向公司舉報上述不當行為,便將受到保護,免遭報復或傷害。

其他更合適的流程應優先於本政策,例如透過人事部門處理個人申訴、對培訓不足的不滿等。

B. 政策涵蓋哪些人?

本政策適用於涉及員工、供應商/承包商、顧問,和/或與集團存在業務關係之任何其他方的任何上述行動。

C. 政策能提供什麼保護?

(i)本公司將認真對待舉報行為,嚴禁對「舉報者」進行騷擾或傷害,並將採取適當行動保護善意舉報者;

(ii)本公司對潛在瀆職指控進行的任何調查不會影響,亦不會受已對該雇員進行的任何紀律處分或解除流程影響;

(iii)任何人士只要如實舉報,那麼該指控後續未能得到調查證實,本公司亦嚴禁對該人士採取行動;

(iv)於合理可行的情況下,本公司將盡一切努力為舉報人保密;以及

(v) 本公司將向「舉報人」提供幫助,儘量減少舉報人可能遭遇的任何困難。其中可能包括於必要時提醒舉報人提供證據。如有必要,本公司可以不與舉報人直接會面,或者與舉報人的代表會面。

只要(本集團)的員工善意舉報欺詐嫌疑並遵守本政策的規定,本公司便嚴禁因舉報而對其職位造成任何損害。

本政策不適用於個人投訴或(本集團)員工為個人利益提出的虛假舉報,本公司對惡意行為持零容忍態度。本公司可能會對該類惡意舉報人實行紀律處分。

D. 舉報流程

(i)員工該如何舉報?

可以透過口頭或書面保密方式向以下任何聯絡人舉報:

  • 人力資源與行政經理(姓名:Fan Shu Yong女士(Cecilia);電話:2763 3203;電子郵件:wb.hra@karin.com.hk);或
  • 財務與會計經理(姓名:Ng Shuk Yi女士(Louisa);電話:2763 3111;電子郵件:wb.fa@karin.com.hk);或
  • Any one of the Independent Directors (name: Mr. CT Kuan, Ms. Juni Yan or Mr. Lawrence Kwan; telephone 2763 3120; email: wb.id@karin.com.hk).

(以下統稱「舉報接收人」)

舉報應真實可靠,包含以下資訊,並打上保密標記,以便本公司進行適當評估和儘快啟動調查流程:

a. 員工的姓名、職務和聯絡方式;

b. 舉報內容;

c. 舉報理由;

d. 舉報的背景和歷史,包括相關名稱、日期和地點;

e. 相關證據/文件;

f. 倘若是與他人共同提出舉報,則還需要告知該人士的身份;以及

g. 員工依然感覺擔憂的原因。

本公司認真對待不當行為的舉報,並對潛在和實際違規行為開展調查,因此最好進行實名舉報。但本公司明白,出於各種原因,員工或第三方可能不願意直接向舉報接收人報告潛在的違規行為。

雖然員工一般無法毫無疑義地證明指控的真實性,但有必要向接觸之人證明擔憂背後存在充分的理由。

(ii)如何進行調查?

a. 舉報發起後,舉報接收人將對「舉報」進行初步評估,以確定該如何開展調查;

b. 舉報接收人可聯絡舉報人和任何一方或人員,獲取更多資訊和/或任何文件;

c. 舉報接收人於進行調查時必須非常謹慎、敏感和迅速,以避免出現可能影響調查證據或任何一方錯誤指控的「誤導性或錯誤」結論或行動;

d. 對於屬保密性質的調查結果,除依法需要瞭解的人員外,不得對任何其他人士披露或討論;

e. 為避免阻礙調查,舉報人還必須對其已進行舉報、舉報的性質以及所涉人員的身份保密。

f. 舉報事項結束後,通常會於調查完成之日起7個工作日內把調查報告交予舉報人。該報告將於商業、法律和保密限制的範圍內盡可能全面為調查的結果和採取的行動;

g. 將向審計與風險管理委員會提交一份季度報告,為舉報人提出的舉報和本公司採取的糾正措施,供其審查;

h. 審計與風險管理委員會應審查本公司針對舉報舉措採取的行動,確保自身於審查欺詐行為時不帶任何偏見,並按照本公司政策和職業操守進行審查;

i. 倘若舉報接收人無法解決擔憂,則可將案件交予審計與風險管理委員會進行審查和調查。審計與風險管理委員會將向董事會推薦必要的行動計劃,供其審議和批准。於董事會批准後,推薦的行動便會啟動;以及

j. 於適當的情況下,提出的事項可由高級管理層(舉報接收人除外)、內部審計、董事會設立之委員會開展調查,或透過紀律流程進行調查:

——轉交警方處理;或

——轉交外部審計師處理;或

——構成獨立調查的主題。

(iii)如何處理舉報?

倘若您不確定是否要使用本政策,或於任何階段需要獨立建議,請聯絡以下任何人士:

  • 人力資源與行政經理(姓名:Fan Shu Yong女士(Cecilia);電話:2763 3203;電子郵件:wb.hra@karin.com.hk);
  • 財務與會計經理(姓名:Ng Shuk Yi女士(Louisa);電話:2763 3111;電子郵件:wb.fa@karin.com.hk);或
  • Any one of the Independent Directors (name: Mr. CT Kuan, Ms. Juni Yan or Mr. Lawrence Kwan; telephone 2763 3120; email: wb.id@karin.com.hk).

E. 公司記錄和監控

(i)各部門將確保部門內部可充分實施該政策的要求,人力資源部應確保各部門經理和高管得到充分培訓,有能力實施該政策;

(ii) The Chief Executive Officer will maintain a corporate register containing all concerns that are brought to his attention. Such records should be retained for a period not exceeding seven years (or whatever other period may be specified by any relevant legislation). All departmental managers and executives and/ or officer(s) allocated to look into concern must ensure the Chief Executive Officer is provided with sufficient details of the concerns for the Corporate Register; and

(iii)管理層將審查該公司登記冊,並提交季度報告供審計與風險管理委員會和董事會審查。報告不得提及任何員工的姓名,而只可提及相關舉報、舉報的數量、舉報來自哪個部門、舉報涉及的職位(前提是無需保密)、採取的行動,以及由此得出的任何經驗教訓,以確保:

a. 本公司和/或相關部門不會再次出現相同問題;以及

b. 各部門對舉報的處理保持統一。

為免生疑問,上述公司登記冊和季度報告僅可由內部審計師檢查。

該政策將於每個日曆年開始時,由審計與風險管理委員會和董事會審查。審計與風險管理委員會可建議董事會修訂該政策,以確保該政策始終有效。

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